Как организовать удаленную работу сотрудников: инструкция для руководителей

Удаленная работа в последние годы стала повседневностью для тысяч компаний. Некогда экзотика «только для айтишников», сейчас удаленный формат работы — выбор даже государственных учреждений, производственных предприятий или ресторанных холдингов.

Чем выгодна «удаленка» бизнесу и сотрудникам? Как организовать удаленную работу так, чтобы не потонуть в потоке сообщений в мессенджерах? Как оформить удаленного сотрудника по закону и какие инструменты действительно помогают быть на связи, не напрягая команду?

Разбираемся подробно, описываем простыми словами и смотрим на реальных примерах.

О плюсах удаленной работы многие узнали в пандемию: привычные офисы закрылись, сотрудники массово перешли на удаленку, а интернет-акронимы типа WFH (“work from home”) внезапно стали частью бизнес-лексики.

На самом деле, формат удаленного сотрудника существовал гораздо раньше. Фрилансеры, региональные менеджеры, распространители или те, чья работа всегда зависела только от ноутбука и интернета — все они давно практикуют удаленную работу.

Теперь же это повседневная реальность: руководители все чаще нанимают удаленных коллег, а сотрудники и сами спрашивают о такой возможности уже на этапе собеседования. Почему популярность удаленки только растет?

Главные причины:

• расширяется круг поиска кандидатов (можно нанять удаленного работника не только в Москве, но и в любом городе страны или даже за границей);
• экономия на офисных расходах;
• удобство для сотрудников (не нужно тратить время на дорогу, комфортнее работать в домашней обстановке);
• меньше риск выгорания при правильной организации процессов.

Если вы решили перевести сотрудников на удаленку или сразу нанять удаленного коллегу, оформлять все нужно официально. По российскому законодательству есть два варианта:

Постоянная удаленная работа — оформляется по Трудовому кодексу (глава 49.1). В трудовом договоре прописывается удаленный формат работы (или комбинированный).
Временная удаленка — порядок тот же, но дополнительно оформляется допсоглашение к трудовому или гражданско-правовому договору.

Ключевые документы:

Приказ о переводе на удаленную работу или новый трудовой договор;
Лист ознакомления с локальными нормативными актами;
Инструкция по охране труда на удаленке;
Информация о техническом обеспечении (оргтехника, компенсация интернета и т.д.).

Совет: используйте электронный документооборот (например, СБИС или Диадок), чтобы не собирать «живые» подписи с каждого удаленного сотрудника. Это экономит время и нервы.

Организация удаленной работы — это не просто полный переход на Zoom и электронную почту, а полноценный пересмотр бизнес-процессов, инструментов и коммуникаций. Вот чек-лист от экспертов Фасти:

1. Настройте прозрачную систему коммуникаций

О чём часто забывают: на удаленке нельзя просто «подойти к столу». Если коммуникации между удаленными коллегами не структурированы, задачи рассыпаются по чатам, а команда моментально теряет фокус.

Решение:

• используйте корпоративные мессенджеры (Telegram, Compass, VK Teams) исключительно для рабочих обсуждений.
• Внедрите регламент: для срочных задач — звонки, для обсуждений – чаты, для планирования — онлайн-встречи.
• Фиксируйте важные договоренности письменно.

2. Проведите инвентаризацию рабочих процессов

Как организовать процессы при удаленной работе:

• Распишите, какие задачи переходят на удаленку без потерь, а какие требуют доработки и новых инструментов. К примеру, если раньше просьба подписать документ оборачивалась 10-минутной прогулкой по офису, теперь нужен сервис электронной подписи.
• Визуализируйте процессы: используйте mindmap, доски задач (Bitrix24, Shtab, MyBoards).
• Обратитесь к сотрудникам: какие инструменты им нужны для полной реализации? Учтите их мнения — это повысит лояльность удаленного работника.

3. Внедрите инструменты для работы с файлами и документами

Обмен и хранение документов на удаленной работе может стать хаосом, если не организовать это с самого начала. Выберите один облачный сервис для всех файлов (Google Диск, Яндекс.Диск, Dropbox), создайте понятную структуру папок, назначьте права доступа.

Без регулярных онлайн-встреч невозможно настроить процессы при удаленной работе. Чтобы каждый удаленный сотрудник был в теме, а руководитель не срывался на «марафоны» в мессенджерах, используйте сервис Фасти — современную платформу для планирования, уведомлений и проведения онлайн-встреч.

• Быстрая организация индивидуальных, групповых или коллективных онлайн-встречи с напоминаниями на email и в мессенджеры;
• Возможность использовать Zoom, Teams, Google Meet — связаться с удаленным работником можно буквально в пару кликов;
• Автоматические напоминания, чтобы никто не пропустил летучку или планерку;
• Синхронизация с календарями Google, Apple, Outlook и Yandex
• Учет часовых поясов: даже если работа идет в разных концах света, встречи не накладываются друг на друга.

Почему это важно:
Нечетко назначенные и хаотичные онлайн-мероприятия — бич многих компаний на удаленке. Фасти структурирует ваше расписание, «разводит» встречи с разными командами, помогает никогда не забывать важное. А главное — вы точечно собираете удаленных коллег в тех случаях, когда действительно нужен разговор, без потока ненужной дежурной болтовни в чатах.

1. Дружелюбный онбординг для новых удаленных сотрудников.

Первый опыт работы в удаленном формате может демотивировать — особенно, если человек не знает, к кому обращаться по бытовым и рабочим вопросам. Назначьте «встречу-знакомство» в Фасти: дружеский онлайн-завтрак с командой, мини-квиз по внутренней кухне компании, сессия вопросов-ответов.

2. Организуйте недельные 1:1 и групповые созвоны.

Для контроля задач, обратной связи, обсуждения успехов и «точек роста» используйте короткие индивидуальные и групповые встречи в Фасти. Так вы сохраняете командный дух, а каждому удаленному работнику даете почувствовать свою значимость.

3. Не забывайте про обучающие и развивающие встречи.

Один из минусов удаленной работы — снижение саморазвития. Организация регулярных встреч с приглашенными экспертами, онлайн-лекций и обмен опытом помогут удержать интерес сотрудников и мотивировать на результат.

4. Живо обсуждайте не только работу.

Чаты для обсуждения сериалов, микровечеринки онлайн, фотоконкурсы или «эстафеты настроения» — все это помогает сплотить команду, даже если сотрудник работает из Владивостока, а его руководитель — на Кипре.

5. Поддерживайте баланс «синхронной» и «асинхронной» работы.

Все любят гибкость, но слишком много асинхронной коммуникации способно демотивировать команду. Договоритесь о коридорах синхронности — промежутках, когда удаленный коллега всегда на связи для встреч.

6. Мотивация и признание на удаленке.

Мотивируйте сотрудников: делитесь успехами, поздравляйте с праздниками, благодарите публично в групповых онлайн-встречах в Фасти. Это драйвит даже сильнее, чем сувениры или премии.

Контроль задач:

Используйте трекеры задач и регулярные онлайн-отчеты, чтобы не терять фокус.

Безопасность данных:

Обязательна для всех — используйте корпоративные антивирусы, сервисы с двухфакторной аутентификацией, обучайте удаленных коллег кибер-гигиене. Передавайте документы только через официальные облачные хранилища.

Аналитика и эффективность:

Проводите ежемесячные разборы результатов, собирайте фидбек от сотрудников и корректируйте процессы: что мешает, что можно упростить, какие инструменты не работают.

Если у сотрудника нет оборудования дома — кто обеспечивает его рабочим местом?

Закон не запрещает покупать технику или компенсировать часть расходов. Главное — прописать это в договоре с удаленным работником.

Можно ли уволиться или поменять должность на «удаленке»?

Да, все кадровые процессы работают дистанционно — через электронные соглашения и подписи.

Какие отчеты нужны для бухгалтерии?

Стандартные — табель рабочего времени, акты выполненных работ. Многие сервисы бухгалтерии уже поддерживают учет удаленных сотрудников.

Удаленная работа уже не временное явление, а удобный для всех формат, который при правильной организации позволяет бизнесу расти, а людям ощущать свободу и баланс. Как организовать удаленную работу сотрудников: вооружиться современными инструментами, наладить процессы и никогда не забывать, что даже на удаленке все мы остаемся командой.

С Фасти ваш удаленный сотрудник всегда на связи, любые встречи планируются в два клика и происходят в нужное время, а бизнес-процессы остаются простыми, понятными и прозрачными.