Как рекрутеру организовать и провести онлайн-собеседование

С 2020 года удаленный формат перевернул привычный ритм работы офисных сотрудников миллионов предприятий во всем мире. Эти изменения затронули и сферу подбора персонала. HR-отделам и рекрутинговым агентствам пришлось перестроить стратегии найма и переосмыслить формат интервью.

В наши дни проведение собеседования через интернет — это уже не временное решение, а полноценная часть рекрутинговой стратегии. Онлайн-собеседования экономят ресурсы, расширяют географию поиска и позволяют быстрее находить нужных специалистов. Но все это реализуется только тогда, когда сам процесс подбора персонала выстроен правильно.

В этой статье мы расскажем, как провести собеседование в удаленном формате наиболее эффективно, какие есть плюсы и минусы виртуальных интервью, а также как автоматизировать рутину с помощью цифровых инструментов.

Виртуальное собеседование имеет множество плюсов как для рекрутера, так и для кандидата:

• Возможность встретиться с соискателем, находящимся в любом городе или стране.
• Отсутствие затрат на дорогу, нет необходимости в командировках.
• Интервью не срываются из-за транспортного коллапса и застрявших в пробках соискателей.
• Не требуется отдельная переговорная комната.
• Гибкий график — интервью можно провести в удобное время для всех участвующих сторон.
• Онлайн-формат снижает стресс у многих кандидатов — они находятся в привычной обстановке (хотя для некоторых соискателей виртуальное собеседование может вызывать и обратные эмоции)
• Возможность записать интервью и вернуться к нему позже при оценке (необходимо информированное согласие кандидата на запись).
• Возможность проведения онлайн скрининговых интервью при большом количестве кандидатов (даже если вакансия предполагает оффлайн-работу, проведение первичного дистанционного собеседования помогает быстро отсеять неподходящих кандидатов и оставить сильных на следующий этап).
• Если в интервью участвует более двух человек, то онлайн формат – наиболее оптимальный способ организовать встречу.

Несмотря на перечисленные преимущества, организация собеседования по видеосвязи имеет свои сложности и подводные камни. Что необходимо учесть специалисту по подбору персонала при подготовке к дистанционному интервьюированию:

1. Технические проблемы

Плохое соединение, неработающая камера или микрофон, перебои с доступом к платформе — всё это может испортить впечатление от интервью, и является дополнительным стрессовым фактором, особенно для соискателя.

Что делать:
Заранее отправьте кандидату письмо с краткой и понятной инструкцией, особенно это актуально для тех, кто далек от сферы IT.

В инструкции уточните следующие моменты:

• на какой платформе будет проходить интервью,
• нужна ли регистрация,
• как проверить камеру и звук,
• план Б в случае невозможности наладить связать в назначенное время.

За 15 минут до встречи напомните о проверке соединения.

2. Недостаток живого контакта, человеческого общения.

Дистанционное собеседование требует не только технической подготовки, но и правильной настройки коммуникации.

В удалённом формате сложнее создать комфортную и теплую обстановку, а участникам сложнее считать невербальные сигналы друг друга. Как рекрутер, так и соискатель может чувствовать себя менее уверенным в ситуации виртуального общения.

Кандидату труднее будет принять решение о компании в целом, так как удаленно сложно понять что-то об атмосфере в коллективе, о взаимодействии сотрудников между собой. Рекрутер, в свою очередь, получает меньше информации о соискателе чем при живом общении.

Что делать:

• Сохраняйте зрительный контакт (смотрите в камеру, а не на экран).
• Начинайте с короткого “small talk” — пару вопросов о дне или погоде помогут в ситуации возможной первоначальной неловкости.
• Уточняйте, если замечаете напряжение или паузу.
• Переспрашивайте, если что-то не расслышали или недопоняли, это позволит избежать недопонимания.

3. Сложности с таймингом и координацией всех участников собеседования.

Когда на интервью приглашается несколько участников, возникают сложности: кто-то опаздывает, кто-то забывает, у кого-то возникают технические проблемы. Также надо не забывать, что рекрутер тоже человек, он не может проводить собеседования нон-стоп, эффективность такой работы стремится к нулю. Обязательно необходимы перерывы для отдыха и смены деятельности.

Что делать:
Важно планировать короткие паузы и менять активность между интервью, чтобы сохранить внимание и объективность в оценке кандидатов.
Используйте сервис автоматического планирования встреч — например, Фасти, о нём расскажем чуть ниже.

Вот краткий чек-лист для HR-специалиста:

1. Выберите платформу — Zoom, Google Meet, Microsoft Teams или корпоративную систему.
2. Проверьте оборудование — микрофон, камера, освещение.
3. Назначьте встречу и отправьте приглашение — с точным временем, ссылкой и краткой инструкцией.
4. Подготовьте сценарий интервью — список вопросов, критерии оценки, необходимость тестовых заданий.
5. Проведите собеседование — придерживайтесь тайминга, будьте вовлечены, если запись интервью не будет вестись, то обязательно делайте краткие пометки, которые по окончании помогут вам оформить результаты.
6. Занесите результаты — желательно сразу после интервью, пока свежи впечатления.

Многие рекрутеры недооценивают этот последний пункт – а ведь он критически важен как при подготовке, так и сразу после интервью.
Рекомендуем заранее подготовить небольшой чек-лист, который поможет вам оценить не только профессиональные компетенции кандидата, но и уровень его самоорганизации при работе в удаленном формате.

На какие особенности поведения обратить внимание при проведении дистанционного собеседования:

• Насколько уверенно кандидат чувствует себя в кадре.
• Слышит ли он вопросы без искажений.
• Поддерживает ли визуальный контакт.
• Сосредоточенность его на интервью, реагирование на отвлекающие факторы.
• Насколько четко формулирует мысли.
• Как реагирует на технические сбои и форс-мажоры.

Таким образом, проведение электронного собеседования – это больше чем просто час онлайн-разговора. Подготовка, оценка, фиксация результатов и впечатлений – все это требует нашего внимания. Чтобы принять взвешенное решение, важно не торопиться, делать заметки и выделить время на пост-интервью этап.

Чтобы сократить время на согласование встреч и избежать бесконечных переписок, используйте специальные инструменты для планирования собеседования. Один из них — сервис Фасти. Фасти – это онлайн-планировщик встреч, который может стать незаменимым подспорьем для HR-менеджеров, рекрутеров и специалистов по подбору персонала.

Что умеет Фасти:

• Позволяет сотрудникам HR отделов создать расписание доступных слотов для интервью.
• Кандидаты сами выбирают удобное для себя время — без лишних звонков и согласований.
• Есть возможность переносов и отмен.
• Интеграция с Google, Apple и Яндекс календарями — ваш график будет синхронизирован, в том числе и с учетом временных поясов.
• Работает 24/7 — заявки приходят даже вне рабочего времени.
• Автоматические напоминания.
• Организация групповых интервью.

Это особенно удобно, если вы проводите серию удалённых собеседований, работаете в команде или ищете сотрудников в разных часовых поясах.

Удаленное собеседование — не просто временная мера, а полноценный инструмент в арсенале HR. При грамотной организации оно может превзойти по эффективности очные встречи: оно экономит время и ресурсы, ускоряет процесс и расширяет возможности поиска.

Формат онлайн-собеседования – это зеркало корпоративной культуры. И то, как проходит интервью, многое говорит о компании: насколько она организована, уважает ли время кандидата, умеет ли быть гибкой. Именно эти детали формируют общее впечатление о работодателе и могут оказать решающее значение на выбор соискателя – остановится на вашей компании или продолжить поиски.