Как запланировать, организовать и провести эффективную онлайн-встречу: разбор по шагам

Онлайн-встречи стали неотъемлемой частью современной деловой жизни. Они уверенно вытеснили оффлайн-совещания на второй план и экономят столько времени, что можно успеть и рабочие вопросы обсудить, и сделать гимнастику для глаз, и даже прогуляться между Zoom-конференциями.

В этой статье разбираемся, как подготовиться к онлайн-совещанию, на что обратить внимание при его организации и проведении, какие плюсы и минусы есть у этого формата, и как сервис Фасти поможет вам добиться максимальной эффективности в общении с коллегами и партнерами.

Онлайн-встреча — это коммуникация между несколькими участниками, которая проходит в виртуальном пространстве посредством специализированных платформ и сервисов, например, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams или Фасти.
По сути, это тот же самый деловой разговор, только вместо переговорной комнаты — уютное рабочее кресло дома или в коворкинге, а вместо офисной чашки кофе — собственная любимая кружка.

Онлайн-встреча позволяет собраться в одной виртуальной комнате людям из разных городов и даже стран, обсудить задачи, провести планерку, или обсудить стратегические вопросы без лишней суеты и трат на дорогу. Важно понимать, что успешное проведение онлайн-совещания требует не меньшей подготовки и внимания, чем физическая встреча — только подходы немного другие.

Организация и проведение онлайн-встречи может быть очень гибкой: от быстрой пятиминутной синхронизации до масштабных стратегических сессий или творческих брейнштормов.

• Деловая встреча онлайн. Классический формат, когда нужно собрать команду или партнеров для решения текущих либо стратегических задач.
• Совещание в формате онлайн. Формат для регулярных планерок, обсуждения статуса проектов, распределение задач — то, что раньше называлось «еженедельник».
• Презентации и обучающие вебинары. Для демонстрации новых продуктов, обмена опытом, внутренняя учеба — тоже в онлайн-формате это все проводится быстро и удобно.
• Мозговой штурм (онлайн-брейншторм). Когда в нужное время собираются неравнодушные головы и выбрасывают идеи в общий чат или доску Miro.
• 1:1 или «тет-а-тет» онлайн. Формальные или неформальные беседы между сотрудниками для решения частных вопросов.

Чтобы ваша деловая встреча онлайн прошла не только продуктивно, но и в удовольствие, важно продумать детали — от выбора платформы до рассылки напоминаний. Ниже — пошаговый сценарий, который легко реализовать при помощи сервиса Фасти.

1. Определите цель встречи.

Четко сформулированная задача, а значит, и тема встречи — это 50% успеха. Подумайте, зачем собирается команда, что вы хотите обсудить и к какому результату прийти.

2. Составьте и разошлите повестку.

Участники должны заранее знать, какой будет структура встречи — например: вступительное слово, статус задач, обсуждение сложных кейсов, финальные договоренности.

3. Создайте онлайн-встречу на выбранной платформе.

Фасти идеально подходит для организации онлайн-встреч любого масштаба: в системе можно быстро выбрать нужный формат события — от 1:1 до коллективной встречи, указать тему, время и отправить всем приглашение. Не забудьте настроить напоминания, чтобы никто не пропустил совещание в формате онлайн из-за потока дел.

4. Обеспечьте техническую готовность.

Проверьте интернет, откройте презентацию, протестируйте камеру и микрофон. Лучше сделать это за 10 минут до начала, чем чинить экраны на глазах всей команды.

5. Проведите онлайн-встречу согласно сценарию.

Ведущий держит тайминг, следит за порядком, не позволяет разговору скатиться в обсуждение котиков и сериалов. Записывайте ключевые решения и вопросы, которые требуют дальнейшей проработки.

6. Заключение встречи и фиксация договоренностей.

Подытожьте, кто, что и к какому сроку делает, какие вопросы надо доработать. Все зафиксируйте — пусть ни одно обещание не затеряется.

7. Отправьте всем итоговый протокол.

Отправка итогов встречи — всего пара кликов, а полезный эффект при этом сложно переоценить. Можно включить сюда список задач для каждого участника, чтобы все остались на одной волне до следующего обсуждения.

Фасти помогает упростить процесс организации и проведения онлайн-встреч, избавляя от лишней рутины и забот о технических деталях. Через сервис вы можете легко назначить встречу любого формата: индивидуальную (один на один), групповую (с несколькими участниками) или коллективную встречу для расширенного состава команды.
Это особенно удобно — для каждой задачи найдется оптимальный вариант взаимодействия.

Фасти берет на себя отправку напоминаний участникам, чтобы никто не пропустил встречу, и фиксирует ключевые детали — время, участников, ссылку на подключение и другую важную информацию.
Все, что связано с планированием и проведением онлайн-встречи, находится под рукой: вы всегда можете быстро вернуться к нужному событию, подтвердить участие, перенести встречу или отменить ее одним кликом.
Сервис поддерживает проведение онлайн-встреч в дистанционном формате, что позволяет эффективно коммуницировать вне зависимости от географии.

Фасти создан для тех, кто ценит свое время и предпочитает современные, удобные инструменты для работы.
Благодаря автоматизации напоминаний и простому управлению событиями, проведение онлайн-встречи становится максимально понятным и комфортным для всех участников.

Пусть ваши деловые встречи онлайн всегда проходят на отлично — а Фасти позаботится о вашем удобстве.