В жизни каждого профессионала, который работает с людьми и монетизирует свое время, вопрос продуктивности стоит на первом месте.
Как справляться со всеми задачами без постоянного стресса и эмоционального выгорания? Да и возможно ли это?
Хорошая новость: стать суперэффективным вполне реально. И для этого не нужно штудировать тонны специальной литературы или внедрять сложные системы планирования.
Хорошая новость: стать суперэффективным вполне реально. И для этого не нужно штудировать тонны специальной литературы или внедрять сложные системы планирования.
Секрет кроется в освоении базовых принципов тайм-менеджмента. Делимся некоторыми из них, чтобы после долгих майских выходных вы могли вернуться к делам во всеоружии.
1. Убирайте все лишнее
Представьте, что вы вернулись с важной встречи или решили приступить к серьезному делу. Ваша голова полна идей, на которых нужно сосредоточиться, но на столе валяются посторонние предметы и прочие мелочи. Чтобы ваше внимание не рассеивалось, убирайте все лишнее сразу, не откладывая наведение порядка на потом. Раскладывайте все по папкам — реальным или виртуальным — после каждого рабочего дня. Это сэкономит вам массу времени, когда будете искать нужное в следующий раз.
Представьте, что вы вернулись с важной встречи или решили приступить к серьезному делу. Ваша голова полна идей, на которых нужно сосредоточиться, но на столе валяются посторонние предметы и прочие мелочи. Чтобы ваше внимание не рассеивалось, убирайте все лишнее сразу, не откладывая наведение порядка на потом. Раскладывайте все по папкам — реальным или виртуальным — после каждого рабочего дня. Это сэкономит вам массу времени, когда будете искать нужное в следующий раз.
2. Фокусируйтесь на одной задаче
Отказ от многозадачности не ведет к снижению продуктивности, а, наоборот, повышает ее. Работа над несколькими проектами одновременно может казаться эффективной, но на практике приводит к потере концентрации — а это рано или поздно отражается на качестве. Отдайте все свои силы одной задаче, завершите ее, а затем переходите к следующей. Вы удивитесь, насколько проще вам будет справляться с каждым делом в отведенное ему время.
Отказ от многозадачности не ведет к снижению продуктивности, а, наоборот, повышает ее. Работа над несколькими проектами одновременно может казаться эффективной, но на практике приводит к потере концентрации — а это рано или поздно отражается на качестве. Отдайте все свои силы одной задаче, завершите ее, а затем переходите к следующей. Вы удивитесь, насколько проще вам будет справляться с каждым делом в отведенное ему время.
3. Создавайте списки задач
Список дел — ваш незаменимый помощник. Составьте перечень основных задач на день или, наоборот, проведите проверку мелких деталей, чтобы ничего не упустить. Каждый раз, отмечая галочкой выполненное, вы будете чувствовать прилив сил и удовлетворение от проделанной работы. Это не просто способ организовать свой день — это рецепт положительного подкрепления, а значит, и улучшения вашей продуктивности.
Список дел — ваш незаменимый помощник. Составьте перечень основных задач на день или, наоборот, проведите проверку мелких деталей, чтобы ничего не упустить. Каждый раз, отмечая галочкой выполненное, вы будете чувствовать прилив сил и удовлетворение от проделанной работы. Это не просто способ организовать свой день — это рецепт положительного подкрепления, а значит, и улучшения вашей продуктивности.
4. Организуйте пространство для любимых занятий
Так же, как и порядок в офисе, порядок в вашем хобби (например, в художественной мастерской или спортивном зале) гораздо важнее, чем кажется. Расставьте инструменты и материалы на свои места, чтобы не тратить время на поиск нужного. Это позволит вам полнее погружаться в процесс и получать больше удовольствия от, казалось бы, привычных действий.
Так же, как и порядок в офисе, порядок в вашем хобби (например, в художественной мастерской или спортивном зале) гораздо важнее, чем кажется. Расставьте инструменты и материалы на свои места, чтобы не тратить время на поиск нужного. Это позволит вам полнее погружаться в процесс и получать больше удовольствия от, казалось бы, привычных действий.
5. Не забывайте о календаре
Каждый опытный специалист знает, как важно вести календарь. Записывайте туда все запланированные события, чтобы случайно не назначить два мероприятия на одно время. Это поможет не только поддерживать порядок в делах, но и более трезво оценивать свою загрузку и в итоге распоряжаться временем рационально.
Каждый опытный специалист знает, как важно вести календарь. Записывайте туда все запланированные события, чтобы случайно не назначить два мероприятия на одно время. Это поможет не только поддерживать порядок в делах, но и более трезво оценивать свою загрузку и в итоге распоряжаться временем рационально.
6. Оставляйте временные зазоры между встречами
Выделение времени между встречами — не роскошь, а необходимость. Планируя встречу с клиентом с 10:00 до 11:00, а важный звонок — на 11:05, вы рискуете оказаться в ситуации, когда мысли словно мечутся между разнородными задачами. Согласитесь, это не слишком способствует гармонии в работе и самоощущении. Чуть более существенный перерыв длиной в пятнадцать или двадцать минут поможет вам перевести дух и настроиться на новую встречу.
Выделение времени между встречами — не роскошь, а необходимость. Планируя встречу с клиентом с 10:00 до 11:00, а важный звонок — на 11:05, вы рискуете оказаться в ситуации, когда мысли словно мечутся между разнородными задачами. Согласитесь, это не слишком способствует гармонии в работе и самоощущении. Чуть более существенный перерыв длиной в пятнадцать или двадцать минут поможет вам перевести дух и настроиться на новую встречу.
7. Ставьте таймер для задач
Контролируйте, сколько времени уходит на каждую задачу. Известно, что работа занимает все отведенное на нее время, особенно, если вы человек, увлеченный своим делом. Таймер поможет целеустремленно укладываться в строгие временные рамки. Например, если вы будете знать, что у вас всего 30 минут, чтобы ответить на e-mail, вам будет психологически проще сосредоточиться и не «зависать», подбирая нужные слова или отвлекаясь на внешние факторы.
Контролируйте, сколько времени уходит на каждую задачу. Известно, что работа занимает все отведенное на нее время, особенно, если вы человек, увлеченный своим делом. Таймер поможет целеустремленно укладываться в строгие временные рамки. Например, если вы будете знать, что у вас всего 30 минут, чтобы ответить на e-mail, вам будет психологически проще сосредоточиться и не «зависать», подбирая нужные слова или отвлекаясь на внешние факторы.
8. Перфекционизм вам не друг
Стремление к идеальному результату может быть губительным. Постоянное стремление делать все на 110% часто приводит к выгоранию и потере мотивации. Вместо этого научитесь приоритизировать дела и попробуйте принять тот факт, что оценки «хорошо» (а не «отлично») иногда вполне достаточно. Это поможет вам, во-первых, не утратить мотивацию на полпути, а во-вторых, успевать что-то помимо основной задачи.
Стремление к идеальному результату может быть губительным. Постоянное стремление делать все на 110% часто приводит к выгоранию и потере мотивации. Вместо этого научитесь приоритизировать дела и попробуйте принять тот факт, что оценки «хорошо» (а не «отлично») иногда вполне достаточно. Это поможет вам, во-первых, не утратить мотивацию на полпути, а во-вторых, успевать что-то помимо основной задачи.
9. Делегируйте!
Не бойтесь просить о помощи. Если кто-то может взять на себя часть ваших обязанностей, передайте ему часть рабочей загрузки. Не думайте, что это проявление слабости. Наоборот, умение адекватно оценивать свои возможности показывает вас в выгодном свете.
Не бойтесь просить о помощи. Если кто-то может взять на себя часть ваших обязанностей, передайте ему часть рабочей загрузки. Не думайте, что это проявление слабости. Наоборот, умение адекватно оценивать свои возможности показывает вас в выгодном свете.
10. Выделяйте время на коммуникацию
Постоянное чтение мессенджеров и почты может значительно снизить вашу продуктивность. Установите определенное время в вашем рабочем расписании только для ответов на письма и сообщения, чтобы отвлекаться на них реже. Этот подход сэкономит вам массу времени и позволит не распыляться, ведь, согласно статистике, более 90% сообщений не требуют немедленного ответа.
Постоянное чтение мессенджеров и почты может значительно снизить вашу продуктивность. Установите определенное время в вашем рабочем расписании только для ответов на письма и сообщения, чтобы отвлекаться на них реже. Этот подход сэкономит вам массу времени и позволит не распыляться, ведь, согласно статистике, более 90% сообщений не требуют немедленного ответа.
Попробуйте эти методы — они не требуют много усилий, а результаты могут приятно удивить. Умение управлять своим временем — это не просто навык. Оно открывает двери к большей свободе, улучшает качество вашей жизни и способствует карьерному росту. Ваши старания по улучшению продуктивности обязательно принесут плоды, а главное, сделают вашу работу более приятной. Не бойтесь экспериментировать и искать свой идеальный способ тайм-менеджмента. Встав на этот путь, вы по умолчанию оказываетесь ближе к успеху.
